“Efficiency म्हणजे गोष्टी योग्य रीतीने करणं; आणि effectiveness म्हणजे योग्य गोष्टी करणं.” – Peter Drucker
बरं विचार करा – तुम्ही दर वेळी business email टाइप करताय, तेच शब्द पुन्हा-पुन्हा, तीच वाक्यं, तोच फॉर्मॅट वापरताय.
प्रत्येक वेळी नव्याने सुरुवात केली की तुमचा वेळ आणि ऊर्जा खर्च होतात आणि focus जातो.
अशा वेळी मदतीला येतो template – एकदम साधा पण अफाट उपयोगाचा उपाय!
आजचं काम हे सतत repeat होणाऱ्या tasksनी भरलेलं आहे – email drafts, WhatsApp replies, meeting notes… सगळीच कामं जशीच्या तशी परत परत. पण दरवेळी सगळं नव्याने करायचं म्हणजेच productivity कमी आणि efforts जास्त!!
Template म्हणजे काय?
Template किंवा SOP (Standard Operating Procedure) यांमुळे कामाचा वेळ कमी होतो आणि consistency वाढते. तुमच्याकडे एक तयार structure असतो – ज्यात फक्त थोडे adjustments करून तुम्ही ते task पुन्हा use करू शकता. Errors कमी होतात आणि quality uniform राहते.
माझं स्वतःचं उदाहरण:
आमच्या कंपनीत, आम्ही LinkedInसाठी connect messages, proposal responses आणि WhatsAppवर ग्राहकांना पाठवण्यासाठी predefined templates वापरतो. यामुळे वेळ वाचतोच, पण professional communication consistent राहतं. आणि वेळ वाचल्यावर मी अन्य महत्त्वाच्या गोष्टींवर focus करू शकतो – जसं की deep work, strategy thinking वगैरे.
Templatesचा अजून एक फायदा –
तुम्ही दरवेळी त्या त्या निर्णयांसाठी मेंदूला ताण द्यायचं बंद करता. Harvard Business Reviewमध्ये लिहिणाऱ्या Dorie Clark यांच्या मते, templatesमुळे तुमचं mental space मोकळं होतं. म्हणजेच तुमचं cognitive load कमी होतं, आणि focus चांगल्या गोष्टींवर जातो.
छोटे पण प्रभावी Action Steps:
- Repetitive Tasks ओळखा: ज्या taskमध्ये तुम्ही तोच structure वापरता – email drafts, reports, replies – त्यांची यादी करा.
- Template तयार करा: प्रत्येक taskसाठी एक fixed format तयार करा – तो पुढील वेळेस बेसलाइन म्हणून वापरा.
- Adapt करा: Feedbackनुसार तुमचे template evolve करा – जेणेकरून process सतत streamline आणि efficient राहील.
विचार करा:
तुमच्या कामात असं काय आहे जे तुम्ही वारंवार करता? त्या गोष्टींसाठी template बनवलं, तर तुमचं काम किती वेळ वाचवेल आणि किती professional वाटेल?
Templates ही एक अशी smart habit आहे – जी प्रत्येक उद्योजक, professional, आणि leaderने स्वतःसाठी develop करावीच.
हा ब्लॉग तुम्हाला कसा वाटला? , बरं का!!
